Le Bureau de l’ombudsman du ministère de la Défense nationale et des Forces armées canadiennes (FAC) a publié le rapport « Engagé dans le monde », qui enquête sur l’administration des affectations, des affectations et des emplois du personnel de l’Équipe de la Défense à l’extérieur du Canada.
Le rapport a révélé qu’il y avait un « manque de communication efficace et de soutien administratif » en place pour les membres des FAC et leurs familles lorsqu’ils étaient affectés à l’extérieur du Canada.
Il a été recommandé que le programme OUTCAN soit optimisé afin d’améliorer l’expérience des membres en poste et de s’aligner sur le programme plus large de transformation numérique de la Défense qui consiste à rationaliser les processus et à mieux utiliser les outils numériques.
WithYouWithMe (WYWM) a été engagé pour fournir une nouvelle solution optimisée axée sur les données afin d’améliorer les processus de communication et d’administration prenant en charge le programme OUTCAN.
WYWM a créé un portail numérique qui sert de point d’entrée unique pour les processus administratifs impliqués dans une publication OUTCAN.
Cette rationalisation du processus opérationnel se traduit par des économies de temps importantes et des améliorations de l’exactitude, offrant une meilleure expérience au personnel administratif et à l’utilisateur final.
Le projet initial était axé sur les quelque 1000 utilisateurs du VCEMD OUTCAN Canada. En juin 2020, il y avait plus de 4000 militaires, employés du ministère de la Défense, employés des fonds non publics et leurs familles dans 70 pays, ce qui laisse une marge de manœuvre à ce projet à l’échelle.
Les processus opérationnels existants dans OUTCAN ont conduit à un traitement manuel de l’information, ce qui a entraîné un gaspillage de ressources, des inefficacités et des erreurs. Sans mesures de numérisation et de suivi, les décisions ont été prises sur des informations obsolètes au lieu de données à la minute près. Le portail numérique a permis une prestation efficace de services administratifs, améliorant l’analyse des données grâce à la numérisation.
Par exemple, les documents peuvent être suivis tout au long du processus administratif, en fournissant des données sur la durée pendant laquelle un document a été avec un utilisateur pour action. Les alertes sensibilisent le public au traitement bloqué et incitent les utilisateurs à agir sur leurs tâches administratives. Cette capacité d’analyse des données permet une meilleure saisie des données, ce qui se traduit par un aperçu des processus et une base pour les améliorations futures.
La numérisation des processus existants a permis de réaliser d’importantes économies de temps pour les utilisateurs finaux et les administrateurs. Le processus OUTCAN est lourd d’administration et les processus actuels utilisent des soumissions d’informations informelles, des formulaires papier et plusieurs sites pour gérer l’information. Conformément à la transformation numérique du gouvernement, le portail numérique OUTCAN a réduit le temps consacré au traitement manuel et à l’exactitude et à l’actualité des produits, ainsi qu’à la satisfaction des utilisateurs. Des économies estimées à 12 heures par personne, par processus, signifient des économies importantes de milliers d’heures de travail lorsqu’elles sont passées aux 4000 membres du personnel et à leurs familles actuellement affectés à l’étranger.
Une affectation à OUTCAN est souhaitable et constitue souvent une étape clé du développement dans la carrière d’un membre. La plupart des affectations OUTCAN impliquent les membres conjoints et les personnes à charge voyageant avec eux, ce qui entraîne une augmentation du nombre de personnes ayant besoin de soutien administratif. L’ombudsman du ministère de la Défense nationale et des Forces armées canadiennes a reçu de nombreuses plaintes au sujet des affectations d’OUTCAN, la plupart d’entre elles citant des problèmes liés à l’administration du programme. Les membres et leurs familles ont parlé de niveaux de stress accrus, d’incertitude et de frustration dans leur engagement avec OUTCAN.
Le portail numérique crée un processus plus simple et transparent pour tous les utilisateurs : membres, familles et administrateurs. Les utilisateurs peuvent voir les progrès en temps réel et accéder à toutes les étapes du processus à partir d’un seul tableau de bord. Le fardeau administratif est réduit, ce qui accroît la confiance dans le processus. Ce portail convivial soutient les clients pendant une période difficile de leur carrière, ce qui permet aux membres et à leurs familles de se sentir en sécurité lorsqu’ils progressent dans le processus d’affichage d’OUTCAN.
L’accent mis sur la transformation numérique des services gouvernementaux a le potentiel de créer des changements significatifs dans la vie des gens. La lenteur des processus administratifs et le manque de transparence affectent non seulement les membres de l’OUTCAN, mais créent de l’incertitude et du stress dans la vie de leurs familles. Ce portail numérique OUTCAN rationalise le processus en utilisant plus efficacement les outils existants.
Le personnel dispose d’un tableau de bord unique et peut gérer le processus d’affichage en temps opportun, ce qui réduit le stress sur lui-même et leur famille. En réduisant le fardeau administratif d’une affectation OUTCAN, nous pouvons nous recentrer sur l’incroyable opportunité de servir le Canada à l’étranger.
Lieutenant-colonel (à la retraite) Caleb Walker
Vice-président, Défense et gouvernement, WithYouWithMe
